Nous avons tous entendu parlé de management à distance ou encore de management agile ces derniers temps.
Les équipes étant nombreuses à expérimenter le télétravail à grande échelle en cette année particulière, il a fallu se ré-inventer et s’adapter à une situation inédite. Dans ce contexte, les difficultés évoquées par les managers sont nombreuses, mais loin d’être inévitables.
Parmi les sujets fréquemment abordés, la cohésion d’équipe tient une place importante.
Éloignés les uns des autres, les collaborateurs confient parfois perdre le sentiment d’appartenir à une équipe. Cependant, ceci n’est pas une fatalité, loin de là.
Comment concilier distance physique et lien entre vos coéquipiers ? C’est que nous vous proposons d’étudier dans cet article. Donnez vie à une cohésion d’équipe à distance, suivez le guide !
Cohésion d’équipe et télétravail
D’après le dictionnaire Larousse, la cohésion se définit comme une force unissant les parties d’un corps.
Autrement dit, cette notion fait écho aux éléments fédérant une équipe ou encore au célèbre “esprit d’équipe”.
S’il n’existe pas de recette miracle pour la faire apparaître, de nombreux facteurs jouent néanmoins un rôle dans son apparition. Parmi ceux-ci, se trouvent notamment les échanges réguliers entre collègues, la conscience de sa contribution aux objectifs ou encore les retrouvailles informelles lors de déjeuners.
Autant d’éléments pouvant être mis à mal par le télétravail ou l’adoption d’un rythme alterné entre bureau et home office.
En effet, cette façon de fonctionner présente de nombreux bénéfices mais aussi plusieurs difficultés à dépasser. Parmi celles qui sont fréquemment évoquées, nous pouvons notamment citer :
- La répartition des rôles,
- La clarification des objectifs,
- La confiance accordée à ses équipes,
- La prise de température pour s’assurer que chacun va bien,
- L’identification des collaborateurs en difficulté (organisation, priorités, surcharge de travail),
- L’installation d’un sentiment de solitude,
- La multiplication des canaux de communication,
- La mécompréhension des messages transmis.
Alors comment y remédier ?
Trouver un nouvel équilibre en télétravail
Bien que l’équilibre de votre équipe puisse se trouver affecté par une situation de travail à distance, il est cependant tout à fait possible d’insuffler et d’entretenir une dynamique collective dans ces nouvelles conditions.
La distance géographique peut même se révéler être un véritable vecteur d’innovation en termes d’organisation et d’animation de la vie d’équipe.
(Re)créer un esprit d’équipe à distance
Envisagez le télétravail comme une manière de ré-inventer vos relations entre collègues, et de re-découvrir ceux qui travaillent à vos côtés jour après jour. Cette étape est également l’occasion d’instaurer de nouveaux rituels pour fluidifier le fonctionnement de toute l’équipe.
Nous vous en parlions dans notre webinaire “Comment insuffler & maintenir une cohésion d’équipe à distance ?”, dont le replay est disponible sur YouTube.
A vous d’expérimenter des idées avec vos coéquipiers et de mettre en place les rituels qui vous conviennent.
Voici quelques conseils pour vous éclairer :
1. (Re) Définissez un cadre de travail soutenant
Donnez du sens
Comme l’explique Simon Sinek avec sa célèbre formule “Start with why”, une équipe est un collectif rassemblé autour d’un but commun.
Vos collaborateurs attendent de savoir où vous allez, pourquoi vous y allez, et comment vous y allez. Pour cela, définissez une feuille de route claire.
Rappelez la mission de votre entreprise, et la manière dont votre équipe y contribue chaque jour : cela permettra de (re)donner du sens au travail de vos coéquipiers et d’entretenir leur motivation malgré les difficultés contextuelles.
Clarifiez les rôles de chacun
Déterminez clairement comment chaque personne contribue à faire avancer l’équipe et à réaliser la vision de l’entreprise. Vous renforcerez non seulement leur sentiment d’utilité, mais susciterez aussi davantage d’adhésion aux projets.
Avoir un cap collectif et individuel est un élément essentiel pour la motivation de vos collaborateurs.
Organisez les temps et espaces de travail
Délimitez des plages horaires auxquelles votre équipe peut être joignable, par exemple de 9h à 12h puis de 14h à 17h. Ceci simplifiera les échanges et permettra à chacun de s’organiser tout en conservant une dynamique d’équipe.
Si vous et vos collaborateurs souhaitez consacrer certains moments à du travail de fond, vous pouvez aussi vous accorder pour prévoir les appels en début ou en fin de journée.
Par ailleurs, si votre équipe alterne télétravail et présence au bureau, vous pouvez réaliser une cartographie des endroits où chacun travaille au cours de la semaine, comme dans un calendrier partagé par exemple. Vous saurez ainsi à quel moment il vous est possible de croiser physiquement vos collègues.
Se donner de la visibilité est important pour que chacun puisse s’organiser en fonction des contraintes collectives. Ne négligez pas cet aspect.
2. Facilitez la communication :
Définissez les canaux de communication
Accordez-vous sur les canaux à utiliser pour les communications de groupe, par exemple :
- La visioconférence pour vos points d’équipe et les sessions de travail,
- Les SMS pour les urgences.
Pensez également à créer un canal de communication informel sur Whatsapp, Teams, Slack, ou toute autre application… Pour faire vivre l’esprit d’équipe, il est en effet important de mettre à la disposition de vos colIègues un espace où échanger de façon plus légère, rire, et partager des nouvelles.
Enfin, incitez vos coéquipiers à s’appeler de préférence en vidéoconférence ou par téléphone lorsqu’ils ont besoin d’informations, ceci participe à maintenir le lien entre eux.
Voir ses collègues est plus agréable, renseigne sur leur état d’esprit grâce au non-verbal, et favorise le partage d’émotions comme la joie, grâce à un sourire par exemple.
Rythmez la semaine de temps d’échanges
Positionnez régulièrement de brefs points d’équipe, par exemple une fois par semaine, pour :
- Prendre la météo de votre équipe : écoutez vos collaborateurs partager leur humeur du jour chacun leur tour sans jugement ni commentaire. Vous pouvez varier les moyens : demander à vos collègues de dessiner leur humeur sur un post-it ou bien de montrer un objet qui représente leur moral.
- Évoquer succinctement les projets de la semaine. Ceci permet à chacun de savoir ce qu’il se passe dans l’équipe et renforce le sentiment d’appartenance.
-
Féliciter et remercier vos collaborateurs : quel(s) collègue(s), projet(s), idée(s) vous ont plu(s) cette semaine ? Prenez le temps de distribuer des “merci” et des “bravo”. Incitez chaque participant à la réunion à faire de même.
- Organiser une session de questions – réponses. Vous pouvez collecter les questions sur le chat de la visioconférence, ou bien noter les questions concernant l’ensemble de l’équipe au fil de la semaine pour y répondre pendant le point hebdomadaire.
Prévoyez également des rendez-vous individuels de temps en temps, pour échanger de façon plus approfondie et confidentielle. Ceci est l’occasion de vous assurer que tout le monde va bien, a un espace de travail adapté chez soi, connaît ses priorités et a une charge de travail correcte.
Se sentir connecté.e à son équipe, et avoir des occasions pour exprimer ses préoccupations est essentiel pour chacun.
Créez un climat propice au dialogue
Physiquement éloignés les uns des autres, il est important plus que jamais de faire preuve d’humanité pour rendre vos relations par écrans interposés plus chaleureuses.
Soyez à l’écoute des membres de votre équipe. N’hésitez pas à leur demander comment ils vont, ce qui fonctionne bien ou moins bien pour eux, ce dont ils ont besoin.
Faites preuve de bienveillance et d’empathie. Derrière chacun de vos collègues se cache un être humain rencontrant tout comme vous des doutes et des difficultés.
Par ailleurs, les interactions virtuelles ne permettant pas de saisir toutes les subtilités de la communication non verbale, comme un sourire ou un haussement d’épaules, tout doit être dit ou écrit.
Soyez aussi clair.e que possible dans vos échanges. N’hésitez pas à donner des éléments de contexte pour situer l’action de vos collaborateurs, et étayer vos demandes.
Multipliez également les feedbacks pour rassurer vos coéquipiers. Cela lèvera de nombreux doutes et renforcera la confiance dans votre équipe.
3. Nourrir la vie d’équipe à distance
Animer la vie d’équipe est un élément essentiel pour entretenir la dynamique collective. Plutôt qu’un obstacle, le télétravail est ici une manière de ré-inventer vos interactions, et de vous découvrir sous un nouveau jour.
Proposez des moments conviviaux à vos coéquipiers. N’hésitez pas pour cela à solliciter leurs idées, afin de mettre en place des activités qui plaisent à tous.
Vous pouvez par exemple organiser :
- des cafés, des déjeuners ou des apéros virtuels. Vous pouvez ainsi prévoir de faire livrer des pizzas au domicile de vos collègues pour des déjeuners thématiques, ou encore proposer des visioconférences à thème où chacun se déguise.
- des défis : élisez le plus beau autoportrait de la semaine ou la plus belle photo en home office, challengez vos collègues pour marcher X kilomètres par semaine ou réaliser X squats…
- des jeux : pictionary, charades, associer une anecdote au bon collègue…
- des activités animées par vos collaborateurs, comme un cours de cuisine ou de danse.
Soyez créatifs pour inventer de nouveaux rituels d’équipe, les possibilités sont nombreuses !
En conclusion : garder le lien à distance, un moyen de se réinventer
Se sentir connecté.e à son équipe est essentiel pour chacun. Ceci nourrit non seulement le sentiment d’appartenance à un groupe, mais aussi celui de sécurité psychologique, facteur crucial de performance selon l’étude menée par Google en 2015.
Si le télétravail généralisé a déstabilisé de nombreuses équipes cette année, nous venons de voir que la cohésion d’équipe n’était pourtant pas impossible à conserver à distance, loin de là.
Preuve en est, chez Happy Quest, nous travaillons à distance depuis maintenant 2 ans et l’esprit d’équipe est tout aussi fort que si nous étions réunis dans un bureau.
Créer et entretenir un esprit d’équipe peut se faire de nombreuses manières, en présentiel comme en télétravail.
A vous d’expérimenter des idées avec vos coéquipiers et de mettre en place les rituels qui vous conviennent !
Si vous souhaitez être accompagné.e pour dynamiser la cohésion de votre équipe ou bien manager à distance, nous serons ravis de vous aider grâce à nos ateliers et parcours d’apprentissage liés à la communication, l’écoute, ou le leadership positif.
Pour aller plus loin, et échanger avec vos pairs managers sur vos problématiques quotidiennes, vous pouvez rejoindre nos ateliers de co-développement.